Cómo convertimos 50.000 registros dormidos en una fuente semanal de conversaciones cualificadas

La empresa

Glifing es un SaaS edtech de 30 personas con sede en España que ayuda a educadores y terapeutas a mejorar la lectura de niños con dificultades de aprendizaje.

Venden B2B a centros psicopedagógicos y colegios en España y LATAM.

Cuando empezamos, su producto y su ICP ya estaban definidos. Sus sistemas de ventas no habían seguido el ritmo de ninguno de los dos.

La situación

Cinco problemas, apilados, cada uno empeorando el siguiente.

No se podía confiar en los registros. Las compras masivas de listas a lo largo de los años habían dejado duplicados, entradas inválidas y huecos en los datos de contacto, sobre todo en los teléfonos.

Nada estaba priorizado. Todos los contactos se trataban igual. No había lógica de cualificación, ni scoring, ni forma de distinguir una cuenta con potencial de un peso muerto.

La gestión de listas estaba dispersa. Cada campaña vivía en su propio silo. Los comerciales gestionaban los datos a mano, sin estándares compartidos, así que nada se acumulaba.

No había infraestructura de envío. Sin calentamiento, sin configuración DNS, sin salvaguardas de entregabilidad. Lo que salía era lanzar una moneda al aire.

El outreach era manual. Los SDR añadían leads a las secuencias de uno en uno, a menudo sin verificar antes el email ni comprobar si eran relevantes.

Qué construimos

Un proyecto de 7 meses, trabajando junto a su equipo. Cuatro capas, construidas en orden.

1. Limpieza y estandarización del CRM Auditamos y deduplicamos más de 50.000 registros en Clientify. Definimos campos estandarizados y una estructura de etiquetas coherente. Eliminamos entradas obsoletas e inválidas y retiramos los segmentos muertos. Instalamos una gobernanza de datos básica: quién es dueño de qué, cuándo se actualiza y cómo.

2. Cualificación y enrichment Definimos bien el ICP, con entrevistas y análisis de lo que realmente se había cerrado. Enriquecimos los registros con Clay y Apollo según rol, tipo de organización, tamaño y señales psicográficas. Construimos una lógica de segmentación y scoring que ordenaba los leads por encaje y accionabilidad, y dirigía a los comerciales solo a los segmentos de arriba.

3. Infraestructura de envío Nuevos dominios de envío, calentados. DNS, SPF y DMARC corregidos. Una infraestructura de email limpia construida desde cero, con secuencias basadas en la psicografía del ICP y en disparadores de conversión reales en lugar de una plantilla genérica.

4. Automatización de workflows y enablement Workflows repetibles en el CRM para los caminos de inbound, outbound y seguimiento. Workflows de campaña a medida por segmento. Comerciales formados en llamadas en frío, gestión de objeciones y cualificación, con coaching en directo sobre llamadas reales.

La última capa es la que la mayoría de los proyectos se salta. Un sistema que nadie sabe operar vuelve al estado original en un trimestre.

Los resultados

~5 llamadas de discovery cualificadas por semana, de forma constante. No de leads nuevos. De contactos reactivados que ya estaban en el CRM, incluidas cuentas clave que llevaban meses o años paradas.

80% menos tiempo en trabajo manual con registros. Los SDR dejaron de actualizar registros a mano y de adivinar a quién contactar después.

Entregabilidad por encima del 98%. La nueva infraestructura redujo los rebotes y mejoró la calidad de las respuestas en todas las campañas.

Menos personas contactadas, mejores resultados. Las campañas llegaron a una audiencia más pequeña y más precisa, con más conversión y mucho menos desperdicio. Ese es justo el sentido del scoring, y es lo contrario de cómo trabajaba el equipo antes.

Pasamos de un caos disperso de leads a una máquina que limpia, enriquece, enruta y consigue conversaciones cada semana, sin quemar a nuestro equipo.

Pere Piñol, Head of Sales at Glifing

Qué es suyo ahora

Las llamadas de discovery son el resultado visible. El activo es el sistema que las produce.

Glifing terminó el proyecto con un CRM en el que puede confiar, una lógica de scoring que refleja cómo venden realmente, una infraestructura de envío que funciona y workflows documentados que su equipo ejecuta sin nosotros.

La base de datos dejó de ser un pasivo que iban quemando poco a poco y se convirtió en algo que se puede trabajar una y otra vez.

Para quién es esto

Empresas sentadas sobre una gran base de datos que no están usando.

Donde los leads se compraron o se acumularon durante años, nadie los ha limpiado y cada intento de outreach produce pocas respuestas y mucho daño.

Si vuestros comerciales no saben a quién llamar primero, la respuesta no son más leads. Es un sistema que decida por ellos.