Cómo validamos un sistema de outbound antes de gastar en él el presupuesto de un cliente

La empresa

Hubex ayuda a empresas tecnológicas B2B a gestionar ventas, marketing y atención al cliente en HubSpot.

Se les da bien construir sistemas para otros. Nunca habían construido uno para su propio pipeline, porque nunca les había hecho falta.

La situación

Dos restricciones marcaron el proyecto.

Sin historial de outbound. Ni campañas anteriores, ni datos de respuesta, ni evidencia sobre qué ángulo o qué segmento respondería. Nada contra lo que optimizar.

Sin tiempo interno. Construir la lista a mano no era una opción para un equipo que ya estaba entregando trabajo a clientes.

Así que no lo hicimos.

El método

Cuando no hay datos históricos, la primera campaña no es una campaña. Es un experimento, y hay que dimensionarla como tal.

Lanzamos varias pruebas acotadas en paralelo, cada una con su propia lógica de targeting y su propio ángulo, con volúmenes pequeños. Suficientes envíos para obtener una señal legible. No tantos como para quemar un segmento si la señal salía negativa.

Debajo de las pruebas estaba la infraestructura que hace que todo sea válido: dominios comprados, DNS configurado, bandejas calentadas. Nada de eso es interesante y todo eso determina si un resultado negativo significa que el ángulo falló o que el email nunca llegó.

Los resultados

Tres pruebas. Tres resultados distintos.

Una con un 6.7% de respuesta sobre 222 envíos. Otra con un 5.3% sobre 107. Otra con un 0.95%, que es un fracaso y se trató como tal.

Son volúmenes pequeños con tasas de respuesta altas, que es el aspecto de una campaña bien dirigida en esta fase. Una campaña que envía diez veces más volumen para el mismo número de respuestas no es diez veces mejor. Es un segmento quemado a cambio del mismo resultado.

La prueba fallida es la útil. Costó unos 200 envíos aprender que un ángulo no funcionaba, en lugar de varios miles. Ese ángulo se descartó y el presupuesto pasó a variantes de lo que había funcionado.

Lo más útil para mí han sido las tablas de Clay, encontrar leads y cómo funciona todo eso.

Christian Fredrik Stene, Co-founder, Hubex

Por qué construimos así

Una campaña que funciona no es el entregable. Un método para descubrir qué funciona, sí.

Lanzar una sola campaña grande te da un único dato, y si rinde por debajo de lo esperado no puedes saber si el problema fue la lista, el ángulo, la oferta, el momento o la infraestructura. Todo falló a la vez, así que no se puede aprender nada.

Ejecutar pruebas acotadas en paralelo te da una comparación. Cuando un ángulo devuelve un 6.7% y otro menos de un 1% con la misma infraestructura y en la misma semana, la variable que cambió es la respuesta.

Hubex acabó con un sistema que sigue produciendo esa respuesta. Su equipo prueba variantes de lo que funcionó y elimina lo que no, que es el único mantenimiento que un sistema de outbound necesita de verdad una vez que la arquitectura que lo sostiene es sólida.

Para quién es esto

Empresas con un canal que funciona y ningún segundo canal probado.

Sobre todo si ese canal son las recomendaciones, porque los negocios que viven de recomendaciones suelen descubrir la dependencia tarde. Las recomendaciones no se detienen. Simplemente escasean, y el trimestre en que lo notas no es el trimestre en que puedes arreglarlo.

El momento de construir el segundo canal es mientras el primero sigue produciendo.